¿Qué es?

La aplicación de inventario de Odoo es, tanto un inventario para los productos de la empresa, como un sistema de gestión de inventario. La aplicación permite a los usuarios gestionar los tiempos de espera, automatizar el reabastecimiento, configurar rutas avanzadas y mucho más.

Apartado principal de inventario, también denominado por el nombre “Información general”.

Resumen de inventario

¿Qué es?

Este apartado básicamente es el conjunto y la agrupación de todas las operaciones/paneles creadas/os de manera visual y visible.

Estos tipos de operaciones podemos crear las que queramos desde el apartado de Configuración /Tipos de Operaciones.

Este, por otro lado también va relacionado con la aplicación de Odoo de ventas, teniendo en cuenta los pedidos que son solicitados desde la página web hasta tu agenda.

Una vez explicado que es la ventana de “Resumen de inventario” podremos empezar a ver cómo podemos crear y editar estos paneles, y a que hacen referencia.

Creación de paneles

Para empezar lo primero que tenemos que hacer para crear paneles es, ir a “Configuración/Tipos de Operaciones”, dentro de este apartado podremos ver una vista un poco cambiada de los paneles que nos salían en el apartado de resumen de inventario.

Aparte de los paneles, lo que podemos ver son un par de opciones más, denominadas crear, la cual tocaremos en breves. Y otra al lado con un símbolo de una flecha mirando hacia abajo, señalizando que esos datos se pueden exportar.

Cuando le damos a crear lo que nos aparece es una nueva ventana que nos pide que rellenemos un par de campos.

Primero pide un Tipo de Operación, este campo lo tenemos que rellenar con nombre descriptivo para la operación que será el nombre que se muestre en el apartado de tipos de operaciones y en el resumen del inventario. Puedes entrar el nombre que quieras.

En la segunda línea nos pide que rellenemos el campo de texto con la secuencia de la referencia.

Posteriormente, un código, en el código, lo que entremos dependerá del tipo de operación que hayamos entrado, por ejemplo, en caso de “Recepción” lo que podemos poner en el código es IN.

En el siguiente apartado nos da la oportunidad de seleccionar el método de reservación, este tiene tres métodos diferentes.

• • • En la confirmación
    • Manualmente
    • Antes de la fecha programada

En la penúltima opción nos pide que entremos el tipo de operación que, a diferencia del otro campo de tipo de operación, este ya tiene unas opciones específicas.

• • • Recepción
    • Entrega
    • Transferencia interna

Según la opción que seleccionemos se nos habilitarán y deshabilitarán diferentes opciones extras de la Operación que estamos creando.

Sin seleccionar una opción:

Seleccionando recepción:

En caso de que hayamos seleccionado Recepción nos aparece un apartado extra que no veíamos anteriormente denominado “Pre-completar operaciones detalladas”.

Seleccionando Entrega

El formato de entrega, como podemos ver en la imagen, ha cambiado y las opciones que nos aparecen son iguales a las del estándar menos una llamada “Tipo de operación para devoluciones”.

Seleccionando Operación interna

Una vez le demos nos aparecerá una ventana emergente que nos dirá que “se deben activar las ubicaciones de almacenamiento para poder realizar tipos de operaciones internas.”

Para que este esté activo, tenemos que ir a ajustes/inventario y bajar hasta un apartado llamado Almacén y activar la primera opción “Ubicaciones de Almacenamiento”.

Una vez terminada la operación debemos darle “clic” a la opción de guardar.

Y seguidamente podremos ver que la Operación que acabamos de crear aparece en los tipos de operaciones.

Posteriormente, esta operación puede ser editada de la siguiente manera.

Le damos “clic” encima, y nos abrirá la ventana que hemos visto anteriormente.

Y en la parte superior izquierda podemos ver la opción de EDITAR, de esta manera podremos modificar el tipo de operación que hemos creado anteriormente.

Cambiar cualquier error que haya habido y entonces guardar los cambios con la opción de guardar vista anteriormente.

¿Qué es un Albarán?

Un Albarán es un documento mercantil o nota de entrega que acredita la recepción del pedido o prestación del servicio entre dos partes.

Paneles información general:

Cada panel esté definido por una categoría de producto según si es de entrada, de salida, devoluciones, compras o ventas…

Dentro de estos paneles, podemos encontrarnos agrupaciones de albaranes, estos nos proporcionan una información general de los productos que van y vienen, esta información la veremos con más detalle al darles “clic” individualmente.

Las columnas que podemos ver en estos paneles son los siguientes:

Referencia:

Cuando hablamos de referencia a lo que nos referimos es al tipo y al número de referencia que tiene cada pedido.

En este caso la mejor manera de hacerse una idea de a lo que me refiero es viendo un ejemplo. Así que a continuación mostraré un ejemplo.

En la imagen adjuntada podemos ver el tipo de pedido que es. En este caso es un tipo de recepción debido a que en su mismo nombre pone IN.

Contacto:

El contacto refleja a la compañía a la cual le estas pidiendo este producto. Y la cual proporcionará a tu empresa este producto

Fecha prevista:

La fecha prevista hace referencia al día en el que está pensado que llegará el producto a la empresa/almacén.

Documento origen:

El documento de origen, como indica el nombre, es el código de referencia del pedido original.

Compañía:

El apartado de compañía hace referencia a la empresa a la que va dirigida el producto, en este caso sería la nuestra.

Estado:

En esta columna lo que podemos ver es si el producto pedido, vendido, recibido… Está Hecho, Preparado, En Espera, Cancelado o bien en estado de borrador.

Recepciones de almacén

Podemos acceder a este apartado des de la información general del inventario que a fin de cuentas termina siendo el resumen de inventario que hemos visto previamente.

Si le damos ”clic” podremos ver el contenido del panel. Una vez dentro veremos un listado de recepciones.

¿Cómo podemos saber que son recepciones?

Cada una de estas recepciones, en el nombre de referencia, podemos ver que tiene el nombre de “WH/IN”, el valor IN hace referencia a la recepción de un producto.

Estos pueden ser productos que la empresa compra a otras empresas, y que llegan de fuera hacia dentro de la propia empresa.

En este apartado podemos ver la siguiente información de las recepciones:

• • • Referencia
    • Contacto
    • Fecha prevista
    • Documento de origen
    • Compañía
    • Estado del pedido

Salidas de almacén (WH/OUT)

Las salidas de almacén hacen referencia a los productos de una misma empresa que son enviados a otra. En la pestaña de “información general” lo podemos encontrar como “Expediciones” Esto hace referencia a que estos son enviados a fuera de la empresa.

En este podemos ver la siguiente información de las salidas de almacén:

En este apartado podemos ver la siguiente información de las Expediciones:

• • • Referencia
    • Contacto
    • Fecha prevista
    • Documento de origen
    • Compañía
    • Estado del pedido

Devoluciones de almacén

Las devoluciones de almacén son todos los productos los cuales han sido devueltos a la empresa por parte de un cliente, normalmente estos casos suceden debido a que el producto no ha legado en buen estado, el producto que fue entregado era el erróneo, o también puede ser que la política de la empresa les impida aceptar el producto si este llega con cierto retraso, en ese caso devuelven el producto.

Este panel dentro de la pestaña de información general lo podemos encontrar como “Returns/Devoluciones”.

En este apartado igual que los anteriores podemos ver la siguiente información.

• • • Referencia
    • Contacto
    • Fecha prevista
    • Documento de origen
    • Compañía
    • Estado del pedido

¿Cómo podemos saber si son de devolución?

Dentro del apartado de devoluciones, podemos identificarlo a partir del código de referencia. Este, como se ve en la siguiente imagen, podemos ver que estos códigos están formados por las siglas RET.

Dropship:

El dropship, es un sistema en el que la empresa que vende el producto actúa como intermediario entre el consumidor y proveedor.

Resumiendo, la empresa genera las ventas y se encarga de la atención al cliente y el proveedor lleva a cabo todos envíos de los productos hacia su destino/cliente.

Dentro de este podemos ver la siguiente información al igual que en los anteriores apartados.

• • • Referencia
    • Contacto
    • Fecha prevista
    • Documento de origen
    • Compañía
    • Estado del pedido

Estos albaranes en este caso se diferencian a través de las siglas del número de referencia “DS”.

Reposición:

Dentro de este apartado podemos ir a la sección de “/Operaciones /Reposición”en esta ventana lo que veremos será una lista de todas las ventas pendientes que tenemos, dicho de otra manera, las peticiones de compra de productos que nos llegan a través de la página web. Anteriormente creada…

Esta página web nos permite mostrar los productos que queremos proveer a los clientes. Ellos desde la página web pueden interactuar con los productos y los pueden comprar al momento y a nosotros nos llegará una petición de compra. E ahí entra la función del inventario.

Configuración de producto y Reglas de reabastecimiento

Las cosas básicas que necesitamos para esta configuración son las siguientes:

• • • Mínimo un proveedor configurado (Información básica).
    • Un producto al que queramos reabastecer.

A continuación, lo que haremos es ir al producto en cuestión que queremos hacerle una regla de reabastecimiento a través de la aplicación de “Inventario/Productos/Productos”.

Una vez dentro del producto lo que tenemos que hacer es ir a la ventana de la parte inferior denominada “Inventario”.

Aquí dentro lo que tenemos que hacer es activar una opción en caso de que esté desactivada.

En la sección de Operaciones, sección de Rutas y activar el cuadro de selección Comprar.

Una vez lo tengamos activado, lo que tenemos que hacer es ir a Configuración/Tipos de Operaciones O Rutas.

Dentro de este apartado lo que tenemos que hacer es ir al apartado de “Filtros” y activar la opción de Archivado.

Esta opción nos mostrará las rutas archivadas, y podremos encontrar lo que buscamos.

Dentro de este apartado podemos encontrar, “Obtener Bajo Pedido (MTO)” Esta ruta tiene que estar desarchivada para nosotros poder hacer la ruta de reabastecimiento.

La seleccionamos:

Hacemos ”clic“ a Acción  y le damos a desarchivar.

Una vez desarchivado volvemos al producto el cual habíamos escogido.

Y ahora en la ventana de “Inventario” del producto nos saldrá una nueva opción.

Dentro de este apartado nos aparece la opción que hemos desarchivado en el paso anterior. Esta opción tiene que ser activada.

Una vez seleccionada le damos a guardar y seguimos con el siguiente paso.

El siguiente paso será, ir a la ventana de la parte superior derecha del producto que hemos creado en el anterior apartado, la ventana se llama “Reglas de abastecimiento” una vez estemos dentro veremos una página en blanco en caso de que no hayamos hecho ninguna regla de abastecimiento, de lo contrario veremos una tabla.

Una vez dentro le damos a “Crear”.

Una vez le damos se nos creará una línea nueva que nos dejará configurar la regla de abastecimiento.

La primera nos permite entrar la cantidad mínima de unidades que queremos ponerle al producto para que no se active el trigger del reabastecimiento y que se rellene automáticamente el stock del producto.

La segunda columna nos permite configurar el número hasta el cual queremos llegar una vez se active el trigger.

La tercera columna nos permitirá entrar la cantidad múltiple por la cual queremos que se compre ese producto.

p.ej.

Si ponemos 10 dentro de la cantidad múltiple, y tenemos que la cantidad mínima es 3, y nosotros tenemos 2 de ese mismo producto, cuando se active el trigger, ese comprará unidades de 10 en 10 hasta llegar a la cantidad máxima o superarla por unas pocas unidades.

Una vez lo tengamos configurado:

El siguiente paso será ir al apartado de Compra, para poder configurar la procedencia de los productos, los cuales van a reabastecer el stock del producto.

En esta ventana podemos ver que aparecen diferentes opciones, y que en la parte inferior del mismo podemos encontrar una tabla, en esta tenemos que darle a la opción denominada “Agregar línea”.

Dentro de este apartado lo que estamos definiendo, es el proveedor al cual le compramos el producto, al lado estamos definiendo la cantidad de unidades, el precio por el que compramos estas unidades, y un tiempo inicial de entrega

Una vez configurado, lo que tenemos que hacer, es, comprobar que funciona, y lo vamos a hacer de la siguiente manera.

Nos vamos a la aplicación de ventas.

Y reducimos la cantidad que tenemos en stock hasta llegar al mínimo de stock que hemos configurado previamente, vendiendo las unidades del producto hasta esa cantidad.

Y este automáticamente creará una solicitud de presupuesto, avisándonos que tenemos los productos por debajo del mínimo, permitiéndonos reabastecer el stock.

Ajustes de inventario:

¿Qué es?

Los ajustes de inventario, lo que muestra, son los aumentos o disminuciones realizadas en el inventario para dar cuenta de robos, pérdidas, roturas y hasta errores en la cantidad de artículos recibidos.

Sirven para asignar stock de manera rápida a múltiples productos tanto como de manera masiva.

Actualizar cantidades masivas de productos

La manera más fácil de actualizar grandes cantidades de productos de una manera rápida en los ajustes de inventario es la siguiente manera:

Principalmente, vamos a los ajustes de inventario desde donde nosotros veamos toda la cantidad y variedad de productos que tenemos.

Seleccionamos todos los productos a través del recuadro que aparece al lado de Ubicación:

 Una vez hayamos seleccionado todos los productos, hacemos clic en la opción de Acción.

Y clicamos exportar.

Ahí lo que veremos es una ventana de selección para los campos que nos interesan.

Sin embargo, en este caso, dos filas son suficientes, en este caso podemos simplemente buscar en el buscador de Campos disponibles el nombre del ID externo.

Este lo tenemos que añadir dentro de los campos a exportar para facilitar la importación. (añadimos dándole al símbolo de ‘+’ al lado del campo.)

Posteriormente, si como en este caso solo nos interesa cambiar el número de stock de cada producto, lo que debemos de hacer es escoger solo dos columnas al exportar:

• • • ID Externo
    • Cantidad

Con estos dos apartados es más que suficiente para actualizar las cantidades que tenemos de los productos.

Nos debería de quedar así:

Una vez seleccionado le damos a exportar.

Una vez exportado, abrimos el Excel.

Desde el Excel lo que podemos ver es la información de nuestros productos que veíamos en los ajustes de inventario, y desde ahí modificar los productos de una manera más fácil y rápida.

En este caso modificamos lo que necesitemos…

Una vez tengamos los productos que queremos modificados, lo que tenemos que hacer es lo siguiente.

1. 1. 1. Guardamos el Excel.
      2. Volvemos a la página.
      3. Vamos al apartado denominado Favoritos debajo del buscador.

4. Una vez le demos veremos que salen diferentes opciones:

5. Le damos a la opción de Importar registros.

6. Y desde aquí le damos a “Subir Archivo” y posteriormente escogemos el archivo que acabamos de modificar.

7. Una vez lo hayamos seleccionado nos aparecerán estas opciones, las cuales si hay algún campo que falte por seleccionar, se tiene que hacer manualmente.

8. Una vez lo tengamos todo seleccionado correctamente, lo que podemos hacer es primero hacer una prueba, para comprobar que el entrar los datos de golpe no petará nada, ni dará ningún error.

En caso de que después de hace una prueba, salga un error, este te la da información del error para que lo puedas rectificar.

9. En caso de que no de ningún error, este se vería de la siguiente manera. Con un mensaje en verde. “Todo parece correcto.”

10. Como paso final, lo que tenemos que hacer es darle a Importar.

Entonces volveremos al apartado de ajustes de inventario, a la parte superior derecha nos aparece un mensaje que dice lo siguiente:

[(Cantidad de registros Importados) + registros importados con éxito.]

En la siguiente imagen podemos ver el cambio que ha habido en la cantidad que tenemos a mano de cada producto.

Antes:

Después:

[En este caso estoy usando cantidades medianamente elevadas de cada producto para que se note la diferencia.]

Recuento de inventario

El recuento de inventario dentro de los ajustes de inventario se puede hacer de una manera muy sencilla.

Para llegar a los ajustes de inventario, lo que se tiene que hacer es ir a la “aplicación de inventario/Operaciones/Ajustes de Inventario”.

Una vez dentro lo que tenemos que hacer darle clic al cuadros de selección que aparece al lado de Ubicación.

Cuando estos estén seleccionados se verán de la siguiente manera:

Este lo que hace es seleccionar todos los productos que tenemos en el inventario.

Una vez todos seleccionados podemos ver que han aparecido nuevas opciones en nuestra visión.

En este caso nos interesa la cuarta opción. “Solicitar un Recuento”.

Una vez le demos a esta opción, lo que podemos ver es que nos sale una ventana con unos campos opcionales a rellenar.

Campos a rellenar:

• Fecha de inventario

Este campo hace referencia al día en el que ha habido una entrada o salida real de un producto, o cuando se concierta una transacción.

• Usuario

En este apartado el punto sería, entrar el nombre de usuario que solicita el recuento, pero en este se puede seleccionar cualquiera de los usuarios.

• Fecha contable

Este apartado se refiere al momento en el que se produce el cambio, es decir que se tiene que seleccionar el día en el que se realiza el recuento.

• Cuenta
  • • Dejar en blanco
    • Establecer valor actual

Una vez rellenados le damos a CONFIRMAR.

Justo después de la solicitud, esta se actualizará automáticamente, y en la fecha prevista será actualizada. Y justo al lado veremos el nombre del usuario que ha hecho el recuento. En este caso “Administrador”.

En caso de que los hubieran hecho dos usuarios diferentes, se vería de la siguiente manera:

Por otro lado, en esta imagen podemos ver que la fecha prevista ha cambiado, y que por ejemplo la primera está hecha por “Administrador” y está prevista para el día 10/11/23.

Desechar:

En el apartado de desechar lo que podemos hacer es crear órdenes de desecho de productos que un cliente nos ha devuelto, ya sea porque el producto no ha llegado en buen estado, o porque el mismo no ha llegado, por políticas de la empresa, el pedido ha sido cancelado, entonces nosotros tendríamos que crear una orden de desecho.

¿Cómo Funcionan?

Este la función que tiene es determinar el producto que ha sido devuelto a la empresa, junto con la cantidad, el nombre de la empresa y el documento de origen, que sería el documento donde estaba el stock y posteriormente este producto será borrado del inventario.

¿Dónde se encuentran?

Para crear ordenes, de desecho lo que tenemos que hacer es principalmente ir a la aplicación de inventario.

Una vez le demos a la aplicación de inventario, se nos abrirá otra ventana, donde lo que tenemos que hacer es ir, posteriormente, a las opciones del menú que aparecen en la parte superior de la página, buscar la palabra “Operaciones”.

Una vez lo tengamos localizado, lo que tenemos que hacer es darle “clic” y os aparecerá, una especie de desplegable.

De esta manera lo que conseguiremos es llegar a sección de “Órdenes de Desecho”.

Desde este apartado podremos ver todos los productos que desechemos por la causa que sea.

Creación de Ordenes de Desecho

En este apartado lo que podemos hacer es crear órdenes de desecho de la siguiente manera:

Para crearlos lo que tenemos que hacer es ir al recuadro que se llama “CREAR”. 

Una vez le damos “clic” se nos abrirá otra ventana con un borrador de una Orden de Desecho.

• Producto

• Cantidad / Unidad de medida

• Ubicación de origen

• Ubicación de desecho

• Documento origen

• Compañía

p.ej.

Primero deberemos de ir al apartado de Órdenes de desecho de la manera mostrada anteriormente.

Tenemos que rellenar los campos con la información del presupuesto previamente hecho.

Una vez lo tengamos hecho le damos a guardar.

Y Validar.

Una vez lo tengamos validado, este aparecerá de la siguiente manera en la tabla de Órdenes de Desecho.

En esta tabla lo que podemos ver es la siguiente información:

• • • Referencia
    • Fecha
    • Producto
    • Cantidad
    • Unidad de medida
    • Ubicación del origen
    • Ubicación de desecho
    • Compañía
    • Estado

De estos hay un par de campos que no hemos visto mientras hacíamos la Orden de Desecho.

• Fecha

Dentro del campo de fecha lo que podemos encontrar es el día exacto en el cual se creó la Orden de Desecho y justo al lado aparece una hora que, en este caso, en la imagen de la parte superior podemos ver que dice 18:17:51 con el formato HH/MM/SS.

En este caso nos estaría diciendo que esta Orden de Desecho fue creada el 08/11/23 a las 18:17:51.

• Estado

Este apartado hace referencia al estado en el cual se encuentra la Orden de Desecho. (En este caso hecho)

Después de haber hecho la Orden de Desecho, podemos observar que el número de [producto] ha sido restado en el inventario.

Antes:

Productos:

Dentro del desplegable de productos podemos ver es lo siguiente:

Productos:

Dentro de este apartado lo que podemos ver es el total de los productos que hemos creado anteriormente.

Dentro de estos productos hay diferentes apartados con bastante información de los mismos.

A continuación, iremos a ver cómo podemos ver las siguientes opciones interactivas en la parte superior del mismo:

Unidades a Mano:

Las unidades a mano, es la cantidad de copias que tenemos de un mismo producto en el inventario.

Unidades Pronosticadas:

Las unidades pronosticadas son las unidades que tenemos previstas a tener, en caso de que entren nuevas unidades al inventario, también se añadirían de la misma manera que a “A Mano”.

Dentro de esta ventana podemos ver, principalmente, en la parte superior derecha, información general del mismo producto del cual hemos seleccionado, en este podemos ver los siguientes puntos:

• • • A mano (explicado anteriormente… Número de copias de un mismo producto).
    • Pronosticado (Unidades previstas a tener).
    • Pronosticado y pendiente (Unidades previstas a).
    • Valor a Mano (Precio del conjunto de todas las copias).

Sin embargo, estos se mostrarían con un gráfico mostrando:

Cantidad Pronosticada, Cantidad Pronosticada y Pendiente.

In/out:

Dentro de esta ventana lo que podemos ver son todas las cantidades de un mismo producto que entra y sale de un mismo “almacén/inventario”.

Unidades vendidas:

Dentro de esta ventana lo que podemos ver son las unidades vendidas como indica el nombre, muestra la cantidad de unidades de ese mismo producto que se han vendido.

Unidades compradas:

Dentro de esta ventana podemos ver las unidades compradas como indica el nombre, esta muestra la cantidad de unidades de ese mismo producto que se han vendido.

Reglas de Reordenamiento

Esta ventana es una estructura con una selección de reglas, las cuales ayudan al usuario a establecer algunas reglas para hacer su almacén con el cumplimiento de los productos almacenados.

Por otro lado, dentro del producto, podemos encontrar más información sobre este de manera más específica sin tener en cuenta la cantidad que tienes o dejas de tener de ese producto.

Información general

Dentro de este apartado lo que podemos ver, es un pequeño resumen de las principales características del producto.

De base podemos ver los siguientes apartados:

• Tipo de Producto.

Dentro de desplegable tenemos que indicar si este producto que ofrecemos al público es:

• • • Un consumible.
    • Un servicio.
    • Un Producto Almacenable.

• Política de Facturación.

Dentro de este segundo desplegable tenemos que indicar en que se basa la Política de Facturación, en este caso tenemos dos opciones:

• • • Cantidades Ordenadas
    • Cantidades Enviadas

• Precio de Venta.

En este campo numérico, lo que tenemos que entrar, es el precio por el cual es ofrecido al público. En este tenemos en cuenta el coste de producción, envío, y el porcentaje del beneficio que queremos obtener de ese producto.

(Pueden ser tanto números enteros como números + decimales)

• Coste.
  

Dentro de este campo numérico, lo que tenemos que entrar, es el precio por el cual adquirimos un producto, teniendo en cuenta el precio de producción, envío…

• Impuesto de Cliente.

Dentro de este desplegable debemos poner el tipo de impuesto añadido al precio de producto que posteriormente ofreceremos al público.

• Referencia Interna.

Dentro de la referencia interna tenemos que entrar es el número de referencia que queremos asignar a un producto para diferenciarlo de una manera más rápida Y eficiente.

• Código de Barras.

Dentro de este apartado, lo que tenemos que entrar es un número de referencia único, para posteriormente crear un código de barras para el mismo en caso de ser necesario.

Este varía la cantidad de números que le tienes que introducir según el tipo de simbología.

p.ej.

La simbología “EAN-13”, este sería de 13 números.

La simbología “UPC-A”, este sería de 12 números.

Y en la parte inferior, como último de esta pestaña, hay un campo de texto para notas internas.

Ventas

Dentro de esta pestaña lo que podemos encontrar son los diferentes apartados de configuración para el producto final que encontraremos dentro de la página web:

Aumentar Ventas y Cross-Sell.

• Productos de accesorio

Los productos de accesorio son los que se recomiendan al cliente cuando tiene pensado comprar un producto de la página web, estos se recomiendan como complementario del producto actual, y da la posibilidad de comprarlos juntos como pack.

• Productos alternativos

Los productos alternativos son los que se muestran en la parte inferior de la página web, cuando un cliente quiere comprar un producto. Estos salen de manera de sugerencia para al cliente, para que vea productos generalmente de la misma categoría y que puede que le interesen más que el producto que mira en el momento.

Punto de Venta

• Dispositivos en TPV

Esta opción, si es marcada hará que el producto aparezca en el Punto de Venta.

• Para pesar con balanza

Si esta opción es marcada, el producto deberá ser pesado usando la integración hardware de la balanza.

• Categoría

Este campo hace referencia a la categoría que será usada en el Punto de Venta.

Tienda de Comercio Electrónico

• Categorías

Con este apartado el producto estará disponible en cada categoría de comercio electrónico mencionado.

• Sin Existencias

En este campo, lo que podemos hacer es activar o desactivar una casilla de selección, este campo puede ser configurado para que cuando lo activemos este, continúe en venta. Por otro lado, si esta está desactivada, esta cuando deje de recibir existencias y tenga menos del mínimo de copias del mismo para tener la posibilidad de ser vendido al público, este dejará de estar disponible.

• Mostrar la Cantidad disponible

En este apartado te permite mostrar la cantidad de unidades disponibles, si no se selecciona, este campo no mostrará la cantidad disponible en la venta del producto.

Este, por otro lado, se puede configurar para que te muestre la cantidad de existencias que hay de una unidad en caso de que sea mayor a X un número, o de lo contrario no lo muestre.

• Mensaje sobre Falta de Existencias

En este campo se puede configurar una advertencia en caso de que te quedes sin existencias en el inventario. Este se le mostraría por pantalla al cliente, y en caso de que no esté configurado no saldría nada.  

Medios Adicionales para el producto

• Archivo multimedia

Dentro de este apartado vamos a enlazar un fichero multimedia, el cual puede ser tanto una imagen dentro del dispositivo, como un video enlazado, dentro de este también podemos añadir un nombre para imagen.

Descripción de Ventas

Dentro de la descripción de ventas lo que tenemos que entrar es una breve descripción del producto.

Aviso Cuando Vende Este Producto

• Alerta

Dentro de este cuadro podemos configurar un mensaje que se le enviará al vendedor una vez una existencia haya sido vendida a un cliente.

Compras

Dentro de la pestaña de compras lo que podemos ver es principalmente, una pequeña tabla, donde podemos entrar información de cada compra de este mismo producto.

Y, por otro lado, podemos ver un apartado de “Facturas de Proveedores”.

Donde podemos encontrar dos sub apartados que nos permiten entrar:

• • • Impuestos de Proveedor.
    • Política de Control.

Debajo de estas mismas opciones, podemos ver un campo de texto que nos permite escribir una descripción de la compra.

Inventario

Dentro de este apartado lo que podemos encontrar es información del producto de una manera más específica, repartida en los diferentes apartados:

• Rutas

Dentro de este apartado podemos encontrar las opciones seleccionables de las rutas, estas son un conjunto de reglas push y pull.

• Responsable

Dentro de este apartado, estamos asignando un usuario a cargo del producto.

• Peso 

En este campo numérico, en caso de que el producto dependa del peso para la compra del mismo, podemos definirlo con un peso (En este caso se mide en ’kg’).

• Volumen (m³)

En este campo numérico, podemos definir el volumen que tiene como total. (Este es medido con ’m³’).

• Plazo de entrega de cliente (días)

En este campo numérico, como determina el nombre, tenemos que entrar el margen máximo de tiempo que puede pasar hasta que este producto llegue al cliente.

En esta ventana también podemos encontrar las localizaciones del producto:

• Localización de Producción

Dentro de este apartado definiremos donde se fabrican los productos.

• Localización de Inventario

Dentro de este apartado se define donde se guardan todos los productos que vamos adquiriendo.

Junto con dos campos de texto en la parte inferior, para:

• Descripción para Recibos.

Este campo permite que lo que se entre, sea automáticamente añadido a los pedidos de entrega.

• Descripción para órdenes de entrega.

Este campo permite que lo que se entre, sea automáticamente añadido a los pedidos de entrega.

• Descripción para Transferencias Internas

Este campo permite que lo que se entre, sea automáticamente añadido a los pedidos de entrega.

Contabilidad

En esta pestaña lo que podemos ver/configurar son configuraciones básicas de contabilidad:

Dentro de este apartado lo que podemos encontrar son los diferentes apartados, listados a continuación.

Por pagar

• Cuenta de Ingresos

Dentro de este campo, lo que queremos es que el dinero recibido vaya a una cuenta, por eso tenemos que entrar es la cuenta a la que queremos que vayan los ingresos. Por otro lado podemos dejar el campo vacío para usar el valor predeterminado de la categoría del producto.

• Cuenta de Gastos

Dentro de este campo lo que tenemos que entrar es la cuenta con la cual vamos a invertir el dinero para comprar las unidades del producto.

• Cuenta de diferencia de precio

Esta cuenta se utiliza en la valoración de inventario automatizada para registrar la diferencia de precio entre un pedido de compra y su factura de proveedor relacionada al validar esta factura de proveedor.

Variantes del producto:

Dentro de este apartado se tiene en cuenta la cantidad de variantes que puede llegar a tener un producto según la cantidad de valores que le hayas introducido a un solo atributo, esos van en incremento en caso de que haya más atributos con más valores.

Por ejemplo:

Si por ejemplo a un producto se le añaden dos atributos, uno de color con los valores: «Azul, Rojo, Negro, Blanco” y otro atributo con las medidas:” Grande, Mediano, Pequeño», este producto automáticamente creará todas las posibles combinaciones que este producto podría tener.

p.ej.

– Azul + Grande

– Azul + Mediano

– Azul + Pequeño

– Rojo + Grande

etc.

Variantes:

Dentro de este apartado lo que voy a explicar es como activar las variantes de producto a través de la interfaz de configuración.

Primero, lo que tenemos que hacer es ir a la aplicación de Inventario.

Luego hacemos “clic” encima de la opción de Configuración del menú.

Después nos saldrá un desplegable, donde aparecen diversas opciones, entre ellas “Ajustes”.

Una vez le demos, se nos abrirá la ventana de configuración, donde tenemos que buscar una sección llamada “Productos” i ahí veremos el cuadro de selección de “Variantes” y le damos “clic” para que se vea de la siguiente manera.

Creación de Variantes

A la hora de configurar estas variantes lo que tenemos que hacer es primero tener un producto al cual queremos ponerle variantes.

Para ver los productos que tenemos, tenemos que ir a la aplicación de Inventario y luego en la pestaña de la parte superior de la página, buscaremos “Productos/Productos”.

Una vez tenemos el producto que queremos, por ejemplo, en nuestro caso usaremos los “Pantalones”.

El crear las variantes se puede hacer de varias maneras, la manera más fácil es ir al producto en el apartado de “Atributos y Variantes”.

Dentro de este apartado lo que tenemos que hacer para crear nuevas variantes de un mismo producto es primero, darle al botón de ”Agregar Línea” dentro de la tabla de Atributos y Variantes.

Una vez le hayamos dado “clic”, podremos ver que se nos habilitan dos campos de texto, uno de ellos el “Atributo” y otro que serían los “Valores”.

En este caso yo crearé un Atributo más en este apartado que se llamará “Colores”.

A continuación, entramos unos valores para ese atributo.

El siguiente paso será guardar antes de poderlo configurar. Una vez creados lo que haremos es darle al botón de la parte lateral derecha llamada “Configurar”.

Dentro del apartado de configuración veremos la lista de todos los valores que hemos introducido anteriormente.

Dentro de este apartado veremos que pone el nombre del valor y a la derecha podemos ver un precio que está como valor base, que sería el 0€.

Este precio que le estamos estableciendo a cada color, sería el valor que le estaríamos añadiendo al producto por el hecho de añadir esta característica.

A continuación, lo que tenemos que hacer es darle “clic” a uno de los valores, este nos abrirá una ventana, donde podemos configurar este precio.

Ahora vamos a establecer el precio que queramos a cada color.

Dentro de esta ventana lo podemos excluir de productos, o bien de un descuento en específico.

Si vamos atrás hasta los “Pantalones/Atributos y Variantes”, podemos dar-le doble “clic” encima de Colores y así llegar a otro tipo de configuración del mismo.

Dentro de este, lo que podemos hacer es seleccionar un tipo de pantalla, donde en este caso he seleccionado “Color”.

Por otro lado, en la parte inferior de la página lo que podemos ver es que nos da la opción de personalizar un poco más estas opciones, poniéndole un color como referencia para cada uno de los valores.

Dando-le al círculo doble “clic” podemos determinar un color para el valor en cuestión.

Y al igual que con la línea, lo que vamos a hacer lo mismo con los otros apartados.

Una vez tenemos esto configurado, guardamos.

Y veremos que si vamos al apartado de “Pantalones” en la parte superior del producto podemos encontrar-nos con que el número de las Variantes ha cambiado.

En este caso nos ha creado 25 variantes diferentes, teniendo en cuenta que ya tenía otro atributo con las medidas de estos.

Entonces lo que ha hecho en las Variantes ha sido crear una combinación de colores con tamaños, encontrando todas las combinaciones posibles.

Entrando en el apartado lo podemos ver de una manera más visible.

Número de Serie

¿Qué diferencia hay entre Número de referencia y Lote?

Los números de serie son los números de identificación dados a un producto para que estos se diferencien de un producto de otro de manera que no pueda haber dos del mismo, este también te permite hacer el seguimiento histórico de un ítem en específico, desde la decepción hasta la entrega y posterior a la entrega.

Los lotes se diferencian en que, los lotes corresponden a un cierto número de productos que recibió y almacenó juntos en un solo paquete (Hay más de un producto en un solo paquete).

¿Para qué sirve el número de serie?

Los números de serie principalmente sirven para asignar un número específico a un producto en concreto, haciendo así que estos se puedan diferenciar de una manera más sencilla y más cómoda.

Este también nos permite hacer un seguimiento a tiempo real de un pedido en cuestión, desde que entra al almacén hasta que sale y llega a su destino, sin embargo, también nos permite seguir a ese producto una vez ha sido entregado.

Tipos de factura

Hoy verás y aprenderás que tipos de facturas se usan más frecuentemente en Odoo y como se utilizan.

Dentro de este, de base, se pueden encontrar diferentes tipos de facturas, entre ellas, las primeras que te ofrece Odoo:

• Facturas de cliente
• Facturas de proveedores

Tableros (cliente/proveedor/rectificativa)

Los datos de estas tres tablas coinciden, ya que son opciones configurables, según los datos que se quieran mostrar.

En este también se pueden configurar nuevos campos, los cuales pueden ser completamente personalizados y usados de la misma manera que los que vienen predeterminados.

En este caso, los que ya vienen seleccionados en los apartados anteriormente mencionados, son los siguientes.

Número

El número hace referencia al “código” identificativo de la factura, haciendo así que no se pueda repetir este número.

Cliente

El cliente en este caso solo es visible en la tabla de facturas de clientes, haciendo referencia a quién va dirigido ese producto.

Proveedor

El campo de proveedor en las tablas se puede encontrar en la tabla de facturas de proveedores y de facturas rectificativas, haciendo referencia a la empresa a la cual le compramos los productos.

Fecha de Factura

La fecha de factura hace referencia al día de creación de una factura

Fecha de vencimiento

La fecha de vencimiento o términos hace referencia al plazo de tiempo que hay sobre un producto para este ser comprado de un proveedor o vendido a un cliente.

Mostrándose de color azul en caso de que aún haya un plazo de tiempo considerable y de color rojo en caso de que este plazo de tiempo haya caducado/expirado.

Referencia

El código de referencia es creado en las facturas de proveedor como referencia y «tageado» en caso de que carezca de algún dato o haya un error para rectificar en la factura.

Impuestos no incluidos

El apartado de impuestos no incluidos envuelve el precio total de todos los productos conjuntamente, pero sin tener en cuenta el porcentaje de impuestos (IVA…)

Total

Este apartado hace referencia al precio total de los productos comprados/vendidos, incluyendo los impuestos.

Estado de pago / Estado

También existen los apartados de estado de pago y el estado de la factura. El estado de pago lo que muestra por pantalla es si el producto ha sido pagado, está en proceso de pago o bien si este ya ha sido pagado.

En caso de estar en estado «NO Pagado» por pantalla se ve de color Rojo.

Si este esta en estado «En Proceso de Pago» por pantalla se ve de color Naranja.

Y si este esta en estado «Pagado» por pantalla de ve de color Verde.

Por otro lado, el estado muestra si está en estado «Publicado» de color verde o «estado Borrador» de color azul, este tipo de estado puede ser configurado y otros tipos de estados pueden ser creados como por ejemplo: pagado, pendiente, parcial, anulado…

Dentro de las facturas

Dentro de las facturas podemos ver varios campos que deben completarse a medida que realiza las facturas:

Cliente

El cliente que se pone en las facturas hace referencia al contacto añadido en el apartado de contactos. En caso de que le demos “click” sobre el nombre del contacto una vez hayamos hecho la factura.

Esto nos llevará a la información de contacto.

Donde también podemos ver contactos relacionados con la sección de contactos y direcciones.

Fecha de factura (Fecha de creación)

Este apartado se encuentra en todos los modos y tipos de facturas, este como ya dice el nombre hace referencia a la fecha en la que se creó la factura.

Fecha de vencimiento/Términos

La fecha de vencimiento, como indica el nombre, es el día en el que el plazo de una factura llega a su fin.

También existe la opción de marcar por términos y según el tipo de pago que se quiera ejecutar.

Proveedor

El proveedor en este caso se encuentra en las facturas de tipo proveedor y también en las facturas rectificativas en caso de que se deba crear una.

En este caso esta factura es rectificativa, podemos fijarnos en la «R»factu, que hace referencia a «Rectificativa».

Este al Este al igual que en las facturas de «cliente» puede mostrar la información de contacto haciendo clic en el nombre del proveedor.igual que en las facturas de «cliente» puede mostrar la información de contacto haciendo clic en el nombre del proveedor.

Referencia de pago

Este especifica de manera resumida el producto, incluyendo núm. Factura, fecha, núm. Contrato, núm. Cuenta beneficiaria…

Banco destinatario

En este apartado deben introducirse los datos del banco destinatario al que irá el pago del producto, variando según la empresa.

Fecha contable

Este se refiere al momento en que se anota una operación en el diez (cargo) o al haber (abono) de la cuenta.

Referencia de factura

La referencia de factura se refiere al “nombre” que se da a una factura de proveedor para identificarla.

Líneas de factura

Las siguientes líneas que tocaremos son las que se llenan al realizar el pedido/venta del producto.

Producto

En producto nos permite entrar el nombre de un producto ya creado previamente, o crear uno nuevo.

En este caso, para crear uno primero, debería escribirse un nombre (cualquiera).

Este habilitará otra función para poder crear otro producto.

Etiqueta

La etiqueta de un producto es un campo que puede rellenarse manualmente, incluyendo campos de interés para el cliente. En caso de que no se autocomplete, este será autocompletado por Odoo.

Cuenta

La cuenta hace referencia a la cuenta del cliente a la que va dirigido, estas cuentas están formadas principalmente por un “Código” y un “Nombre de cuenta”.

Por ejemplo, el tipo de cuenta que es, tipos de impuestos predeterminados, etiquetas en caso de que tenga diferentes tipos de usos y diarios permitidos.

Tipos de Cuenta

Tipo de impuestos predeterminados

Etiquetas

Diarios permitidos

Opciones de selección

Cantidad

La cantidad en una venta o pedido hace referencia al número de existencias de un mismo producto del que se selecciona anteriormente, este es independiente con la existencia, es decir que cada producto comprado o vendido tiene su propia cantidad.

UdM (Unidad de Medida)

En algunos casos es necesario gestionar productos en diferentes unidades de medida, estos podrían ser tamaños más grandes o más pequeños según la necesidad del cliente.

Esta es una opción especial de la aplicación de inventario y luego yendo a Ajustes ➔ Configuración.

Haga clic en unidades de medida y guardar.

Y pueden ser configuradas desde Configuración ➔ UdM.

En esta ventana se puede configurar cualquier unidad de medición para un producto.

Como los que podemos ver a continuación.

Por ejemplo:

Creamos una página para una unidad de medida nueva.

Posteriormente, añadimos el nombre que queramos y agregamos una línea.

Y cuando tengamos las características de la unidad entradas, damos a la opción de guardar que aparece en la parte superior izquierda de la ventana.

Y posteriormente esta ya saldría en el apartado mostrar anteriormente.

Precio

El precio hace referencia a un campo previamente configurado en un producto, este tiene en cuenta dos apartados, que tienen un punto en relación y relación entre la empresa y el cliente.

Estos dentro de un producto son “precio de venta” y “coste de venta”.

El precio de venta es el número que se puede ver en el precio del producto que en este caso vería el cliente:

Y, por otro lado existe el coste de venta, que este es lo que le cuesta a la empresa adquirir o producir estos productos. (este precio no lo ve el cliente.)

Impuestos añadidos

Los impuestos añadidos son un porcentaje (%) que se aplican a los bienes y servicios, por tanto, afectan de manera indirecta sobre el patrimonio que uno tiene.

Ejemplos utilizados en productos:

Estos al ser seleccionados se ven como un ítem más del producto de la siguiente manera.

Facturas de cliente

Esta para un período de ventas es una factura con relación a una venta que una organización proporciona a un cliente. Este tipo de factura se crea con base en un pedido de ventas que incluye Líneas de pedido y Números de artículos.

En este apartado se puede ver una vista general de las facturas que nos ofrece:

• Número de la comanda.
• Cliente.
• Fecha de factura (fecha de creación).
• Fecha de vencimiento.
• Impuestos no añadidos (Producto crudo).
• Total (Impuestos añadidos).
• Estado de pago.
• Estado.

A la hora de crear una factura deben tenerse en cuenta los diferentes apartados:

Referente al Cliente

• Cliente (Nombre).
• Referencia de pago (incluye núm.Factura, fecha, núm.Contrato, num.Cuenta beneficiaria…).
• Fecha de Factura.
• Fecha de vencimiento/Términos.

Producto/s de interés

• Nombre de Producto.
• Etiqueta.
• Cuenta (cliente).
• Cantidad.
• UdM.
• Precio.
• Impuestos añadidos.

Junto a todos estos apartados acabaríamos consiguiendo la factura final que es entregada/enviada al cliente.

Facturas de proveedores

Es un documento mercantil que justifica una compraventa de un bien o servicio a un cliente. (En este caso nosotros seríamos los clientes que compran a una empresa un producto.)

En la previsualización del mismo se pueden ver:

• Número de referencia.
• Proveedor.
• Fecha de factura.
• Fecha de vencimiento.
• Referencia.
• Impuestos no incluidos (Producto crudo).
• Total (Impuestos añadidos).

A l’hora de crear una d’aquestes factures es veuria de la manera següent:

Con respecto a la otra factura, lo que podemos ver es que nos pide datos diferentes, por ejemplo el primer campo en vez de ser cliente nos pide Proveedor.

Referente al Proveedor

• Proveedor (Nombre).
• Referencia de factura.
• Referencia de pago.
• Banco destinatario.
• Fecha Factura.
• Fecha contable.
• Fecha vencimiento/Términos.

Producte/s d’interès

• Nom de Producte.
• Etiqueta.
• Compte (client).
• Quantitat.
• UdM.
• Preu.
• Impostos afegits.

Després d’haver emplenat tota la factura i guardar-la aquesta es guardaria a la secció que hem vist anteriorment.

Facturas rectificativas

En el apartado de contabilidad también podemos encontrar una forma general de acceder a las facturas rectificativas de la siguiente manera.

Si vamos a /Contabilidad/Proveedores/Facturas Rectificativas podemos encontrar una funcionalidad muy útil para corregir errores que no fueron descuidados.

Factura rectificativa (Proveedores)

Es un tipo de documento contable que le permite corregir una factura original con alguno de estos fines:

• Añadir información imprescindible que fue omitida por error o corregir algún dato o completar información.
• Realizar cambios en las condiciones pactadas.

Y más…

A la hora de crear una Factura Rectificativa debemos tener en cuenta:

Referente al Proveedor:

• Proveedor.
• Referencia Factura.
• Referencia de pago.
• Banco destinatario.
• Fecha de factura.
• Fecha contable.
• Fecha de vencimiento.

Producto/s de interés

Información del producto rectificado/añadido respecto al anterior.

Al finalizar la factura rectificativa, esta se añadirá posteriormente de guardar en la tabla de Facturas rectificativas.

Factura rectificativa (Clientes)

Referent al Proveïdor

• Proveedor (En este caso el proveedor sería la propia empresa).
• Referencia Factura.
• Referencia de pago.
• Banco destinatario.
• Fecha de factura.
• Fecha contable.
• Fecha de vencimiento.

Producto/s de interés

Información del producto rectificado/añadido respecto al anterior.

Posteriormente, la factura, al igual que la anterior, se guardaría en la tabla de facturas rectificativas.

Añadir factura rectificativa.

Aparte de los dos apartados para crear las facturas rectificativas, lo que podemos hacer es ir directamente dentro de una factura de cliente.

Por ejemplo, esta misma que muestro en la siguiente imagen:

Justo encima de esta hay una opción llamada “AÑADIR FACTURA RECTIFICATIVA”.

Esta opción si le damos “click” nos abre una ventana que nos muestra diferentes opciones para realizar la factura rectificativa.

En las primeras opciones lo que podemos encontrar son las opciones:

– Reembolso parcial

Lo que hace es que parte de los productos que la empresa ha enviado al cliente no han sido entregados, o simplemente han llegado en mal estado, y la otra ha llegado perfectamente o bien han sido usados.

Esto sería un reembolso parcial devolviendo parte del dinero pagado por los productos.

– Reembolso completo

Como dice el propio nombre, la cantidad del 100% es devuelta al cliente, ya sea porque los productos han llegado en mal estado o bien porque el pedido ha sido cancelado.

– Reembolso completo y nuevo borrador de factura

Como tercera opción tenemos un reembolso completo que al igual que el anterior devuelves el 100% del invertido, pero en este caso añadimos una nueva función, en esta creamos un nuevo borrador para crear una factura de cero con nuevos productos.

Esta puede ser utilizada en casos donde el pedido ha sido cancelado o ha habido un cambio de planes y termina el cliente pidiendo otro tipo de producto.

Después de escoger una de estas opciones, lo que podemos rellenar es información básica como el motivo:

Motivo

En el motivo básicamente se escribe el porqué se rectifica la factura.

Fecha de reversión / Opciones

En este caso podemos elegir entre dos opciones:

Específico:

Lo que hace es que nos abre un nuevo campo a la derecha, dándonos la oportunidad de entrar una fecha específica que podría ser la del día de hoy o la de hace dos semanas.

Fecha de asiento en el diario: esta opción lo que hace es poner como fecha la ya entrada el día en que se realizó la factura.

Cuando este esté terminado y le damos a revertir esta creará una factura nueva en blanco donde podremos hacer una nueva y la anterior nos la contará como pagada.

Nueva como borrador:

Y si vamos a la mesa podremos ver que la anterior ya está pagada + otra encima revertida haciendo que esta factura cuente como nula.

Impresión de facturas

Dentro de las facturas hay una función que se llama imprimir, esta está junto a acción.

Esta nos permite imprimir las facturas y poder ver una vista previa.

En este caso haré la impresión de este ejemplo para ver cómo se vería, una vez le damos a “imprimir/facturas” esta lo descarga en el ordenador, pero al mismo tiempo este crea un acceso directo desde Odoo para que todos los miembros relacionados puedan ver la vista previa sin necesidad de ir descargándola todo el rato.

Este acceso directo se puede encontrar a pie de página o bien (según el tamaño del monitor), quizás este a la derecha de la pantalla. Este se muestra por pantalla con el símbolo de un clip.

Una vez pulse este abrirá un pequeño apartado.

Donde podemos ver que se adjunta un .pdf si le hacemos «click» sobre el logotipo de PDF, este abrirá una ventana mostrando la vista previa del mismo.

UN ERROR BASTANTE COMÚN

Cuando ya hemos hecho una primera impresión de la factura, esta se queda adjuntada hasta que nosotros decidimos borrarla.

Esto significa que, si por ejemplo, modifico uno de los productos que había en esta factura, y hago otra impresión, esta no se actualizará y mostrará la anterior impresión que no borramos anteriormente.

EJEMPLO:

Añado una línea a la anterior.

Guardo/confirmo e imprimo la factura. Añado una línea a la anterior.

Y si ahora voy al apartado comentado anteriormente, me encuentro con un problema.

No se ha actualizado la factura adjunta.

SOLUCIÓN:

Cuando vayas a modificar una factura y posteriormente imprimir-lo.

Haz esto:

1. Modifica lo que creas conveniente.

2. Guarda los cambios

3. Confirma en caso de que sea necesario

4. Ve al apartado del PDF adjuntado y bórralo

Así lo que harás es que no se te muestre más la anterior factura.

5. Sube hasta la opción de imprimir

6. Imprime-lo y comprueba que ha funcionado

De esta manera podemos hacer que se muestre de manera actualizada la factura previamente hecha.

El Módulo de Empleados en Odoo es una herramienta esencial para la gestión de recursos humanos en una empresa. Con este módulo, puede crear y gestionar fichas de empleados, así como llevar un registro de sus informes de tiempo, vacaciones y permisos.

Para comenzar a utilizar el módulo de empleados, debe seguir estos pasos:

1. Acceda al menú de aplicaciones en Odoo y seleccione el módulo de Empleados.
2. Una vez dentro del módulo, puede crear una nueva ficha de empleado haciendo
   clic en el botón «Crear» en la barra de herramientas.

3. Complete la ficha del empleado con sus detalles personales y laborales, como su nombre, dirección, número de seguridad social, etc.

4. Asigne el empleado a un departamento y una posición en la empresa.

5. En el módulo de empleados es interesante asignar un jefe de departamento al empleado si es necesario.

6. Puede gestionar los informes de tiempo, vacaciones y permisos del empleado en la sección «Horarios y permisos» de su ficha.

7. Puede ver un resumen de todos los empleados y sus detalles en la vista de lista de empleados.

8. Puede generar informes de tiempo, vacaciones y permisos en la sección de «Informes» del módulo de Empleados.

Con el módulo de Empleados en Odoo, puede tener una visión completa y organizada de todos los empleados de su empresa, lo que le permite tomar decisiones informadas y mejorar la gestión de recursos humanos.

Odoo dispone de una gran variedad de aplicaciones de gestión empresarial. En este caso, nos hemos centrado en los relacionados con recursos humanos. Estas aplicaciones, como el módulo de empleados, es ideal para gestionar de forma sencilla y efectiva las horas, ausencias y actividades que realizan tus empleados. Además, puede gestionar con el apartado de contratación perfiles de posibles empleados que pueden ser interesantes para su empresa.

En IPGrup sabemos que la gestión empresarial no es fácil y queremos ayudarte a centralizar todas las aplicaciones para tener un control total de todos los aspectos que influencian a tu empresa: recursos humanos, finanzas, logística, CRM, proyectos, y mucho más.

El módulo de Calendario de Odoo es una herramienta de planificación y gestión de tiempo que permite a los usuarios crear, compartir y editar calendarios. Los usuarios pueden crear eventos y reuniones, asignar invitados y asignarlos a distintos calendarios. También permite la sincronización con otras aplicaciones de calendario, como Google Calendar, para que los usuarios puedan acceder a sus datos desde cualquier dispositivo.

Para usar el calendario en Odoo, sigue estos pasos:

1. En la página principal del módulo de Calendario, puedes ver una vista de calendario en la que se muestran todos los eventos existentes. También puedes crear un nuevo evento haciendo clic en el botón Añadir en la parte superior izquierda de la pantalla o haciendo clic y arrastrando en el mismo calendario, hasta el día y hora conveniente.

2. Rellena los detalles del evento en el formulario que aparece. Puedes incluir información como el nombre del evento, la fecha y hora de inicio y final, el lugar, los asistentes y otros detalles relevantes. Haz clic en Guardar para guardar el nuevo evento y este se agregará al calendario.

3. Puedes ver, editar y eliminar eventos existentes haciendo clic en el evento en el calendario.

4. Puedes crear diferentes vistas del calendario, como por día, semana, mes o año, y también puedes filtrar eventos por diferentes criterios como el tipo de evento, asistentes, entre otros.

5. También existe la vista lista, que permite más fácilmente administrar los eventos y crear un Excel (parte superior derecha).

Los eventos se pueden relacionar con los contactos y los empleados, para llevar un seguimiento de las actividades y compromisos, y se integra con otras aplicaciones de Odoo, como  tareas, para proporcionar una visión completa de la agenda de la empresa y su actividad.

El módulo de Contactos en Odoo es una herramienta esencial para gestionar y organizar los contactos de una empresa. Con este módulo, puede crear y gestionar contactos, así como llevar un seguimiento de las comunicaciones y las oportunidades de negocio.

Para comenzar a utilizar el módulo de Contactos en Odoo, siga estos pasos:

1.Acceda al menú de aplicaciones en Odoo y seleccione el módulo de Contactos.

2.Una vez dentro del módulo, puede crear un nuevo contacto haciendo clic en el botón «Crear» en la barra de herramientas.

3.Complete los detalles del contacto, como el nombre, el cargo, la empresa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.

4.Puede asignar el contacto a una empresa o un equipo específico.

5.Puede crear oportunidades de negocio relacionadas con el contacto en la sección «Oportunidades» de este módulo (descargar el módulo de CRM para acceder a “oportunidades”).

6.Puede ver un registro detallado de las comunicaciones con el Cliente/Proveedor/Trabajador en la sección «Actividades».

7.Puedes ver toda la información de contacto, en la barra superior del nombre (subrayado en amarillo); “Reuniones”, “Oportunidades”, “Ventas”, etc.

8.Puede configurar las reglas de los Contactos en la sección «Configuraciones» arriba en la barra de herramientas, tales como la configuración de etiquetas y otras.

En esta formación hemos visto cómo crear, gestionar y asignar un contacto a una empresa o equipo específico, crear oportunidades de negocio, ver un registro detallado de las comunicaciones, generar informes y configurar las reglas de contactos. En resumen, el módulo de contactos de Odoo es una herramienta esencial para organizar y gestionarlos de manera eficiente de una empresa, mejorando la productividad y aumentando las oportunidades de negocio.

El Módulo de Ventas de Odoo es uno de los más utilizados que junto a los módulos de Inventario, Compra y Contabilidad permiten tener control de los productos des de su creación pasando por la venta del mismo hasta llegar al cliente.

En este caso explicaremos lo relacionado a la Venta como su proceso de creación y la relación que tiene con la generación de albaranes incluyendo la diferencia que existe entre los dos.

Configuración del Módulo

La configuración del módulo es enfocada principalmente en extender los valores que se ven dentro un Pedido/Presupuesto.

Estos pueden ser:

• Margenes
• Descuentos
• Tarífas
• Plantillas de Presupuesto
• Unidades de Medida
• Variantes
• Firma y Pago en línea

Proceso de Creación de Venta

Una venta en Odoo se basa en dos estados el Presupuesto y el Pedido.

El presupuesto de venta en terminos generales es utilizado como un borrador dondé podremos añadir, eliminar productos o incluso modificar su precio sin afectar al precio establecido en la ficha de producto.

En cambio un pedido de venta es la confirmación de un presupuesto por tanto unicamente al pasar a pedido de venta se generará una salida de material, representada como un Albarán.

Importante saber que un albarán no contendrá precios ya que este es un documento referente a la salida de productos, del mismo modo en un pedido de venta no habra información de Lotes o Números de serie debido a que esta estará dentro del albarán si se ha configurado dentro de la ficha de producto.

Documentos

Dentro de las ventas, presupuestos y albaranes creados tendremos la opción de enviar el presupuesto o pedido de venta vía correo electrónico, utilizando un documento PDF generado por Odoo (Estos Documentos son de prueba la información referente a la empresa emisora no esta presente debido a que no han sido creados con datos de empresa).

El sistema de visualización de datos de Odoo es de lo más intuitivo en cuanto a ERPs, pero cuando una empresa crece es cierto que el no poder ver todos los datos rápidamente se convierte en un tema importante en cuanto a análisis. Odoo piensa en esos detalles y permite crear un archivo donde poder ver los datos mediante el uso de exportar datos

Tipos de exportación de datos

Existen dos maneras de exportar dados:

• Exportar datos para visualización de datos o análisis
• Exportar datos para actualizar los valores

Exportación Sencilla

La manera más sencilla que se encuentra en Odoo será a partir del siguiente icono (), este realizara una exportación basica en formato excel. Por ejemplo encontraremos este icono en las siguientes páginas:

• Contactos
• Ventas
• Compras
• Contabilidad / Facturas de Clientes|Proveedores

En estos casos se exportarian todos los Contactos, Ventas y Facturas. Aún esto siendo útil tambien hay que mencionar que de esta manera no se exportan todos los datos, en cambio Odoo tambien permite exportaciones más especificas.

Exportación Específica

Las exportaciones especificas permiten obtener una mayor o menor cantidad de datos dependiendo de lo que necesitemos, tambien pudiendo establecer plantillas si fuesen necesarias o si esa exportación fuese rutinaria.

Para poder realizar una tendremos que seleccionar en formato lista a los que queremos exportar.

Una vez seleccionados entraremos en el menú de acción y haremos click en Exportar a continuacón se abrirá una ventana por encima en la que marcaremos que campos queremos obtener además de poder seleccionar si queremos que el resultado este en archivo Excel o en un CSV.

Si queremos que el archivo resultante nos sirva para realizar una actualización de datos deberemos marcar la casilla Quiero actualizar datos (exportación compatible con importación).

Resultado

El archivo resultante se verá de la siguiente manera.

En caso de ser una exportación sencilla para análisis de datos este será el resultado un documento donde se pueden ver los datos de los contactos sin tener que entrar a cada ficha.

En cambio en una exportación para actualizar datos veremos un campo nuevo la id, este evita que al importar el documento se creen nuevos contactos, ventas, facturas, etc …

Para actualizar los datos simplemente cambiaremos los valores dentro a los que necesitemos; tener en cuenta que en muchos casos los valores estan predefinos con valores ya existentes en Odoo como los Países donde existe una lista con los que incluye Odoo en caso de querer actualizar el campo país cerciorarse que el valor del campo es identico a uno existente; en este ejemplo actualizaremos el campo de País.

Como se puede ver se ha añadido el campo de state_id  que hace referencia a Províncias que al igual que País es un campo con valores predefinidos, además que el país dependera de la província del contacto, así que esta vez lo dejaremos vacio para que no afecte.

Es importante antes de realizar cualquier actualización, ejecutar una prueba para comprobar que el documento es correcto al 100%, de no realizar una prueba Odoo añadira o actualizara hasta que encuentre el primer error si detenga la importación.

En este resultado se puede observar que los valores del campo de País han sido actualizados.

El email marketing en Odoo, aunque a simple vista parezca algo complicado o enrevesado, es de las mejores maneras de llegar a la mayor cantidad de personas. Con Odoo todo esto se simplifica.

Una vez tengamos el módulo instalado lo primero que veremos cuando ingresemos, será una vista de los mailings que hayamos realizado, con información relevante como puede ser el asunto del mailing, el responsable y más importante, el porcentaje de personas a las que ha sido entregada, las veces que el correo ha sido abierto, etc.

En  el apartado de Lista de Correos tendremos la posibilidad de crear si fuese necesario listas de correos diferentes, eso nos ayudará cuando se tenga que realizar un mailing específico donde no siempre el objetivo sean las mismas personas.

La creación de una lista de correo es de lo más intuitiva.

Después de crear la lista con el nombre que creamos más coherente, entraremos dentro del apartado de Contactos, una vez dentro tendremos que crear una/s persona/s a quien/es enviar el mailing.

Este proceso es individual para cada persona que formará parte de la lista de correo, aun así es posible asignar a una persona dentro de más de una única lista de correo si dentro la añadimos.

El marketing por Email de Odoo también permite la creación de Campañas, con ellas podremos enviar de manera masiva mailings , para esto crearemos una nueva campaña y dentro de la opción de Enviar Nuevo Correo Masivo es aqui donde crearemos el mailing; este también será visible desde la vista principal de módulo.

Recordar que si queremos comprobar si el mailing; ya sea en estilo o en el contenido del mismo; siempre podremos realizar un Envío de prueba entrando desde la vista principal a un mailing creado.

Añadir nuevos campos es una de las virtudes con las que cuenta Odoo al ser de codigo abierto y permitir al usuario un gran margen de personalización.

¿Por que añadir nuevos campos?

Odoo aún teniendo múltiples campos y criterios de búsqueda puede que para ciertas tareas no tenga el campo que nos gustaría. En estos casos tenemos dos opciones, utilizar un modulo ya sea creado por nosotros mismo o por un tercero ó crear un campo para la tarea que vayamos a realizar.

Pasos Previos

Para crear un campo nuevo de manera manual necesitaremos lo siguiente:

• Un usuario con permisos de Administración: Ajustes

• Activar desde Ajustes el Modo de Desarrollador

Crear nuevo campo

Para esta muestra crearemos un campo en el modulo de Contacto que nos permita saber dentro del modulo de Ventas si es correcto o no crear un presupuesto/pedido de venta.

Pasos a seguir

Entrado a cualquier contacto creado con anterioridad en la parte superior derecha entraremos en el icono «debug» y seleccionaremos la opción Ver campos, des de allí veremos el listado de todos los campos que componen a un contacto.

Una vez dentro clicamos en la Crear que nos llevará al formulario de creación del campo.

Por defecto al ser un campo externo a los predeterminados por Odoo estos deben empezar con «x_» para poder diferenciarlos, en este caso usaremos el nombre interno de x_sale_permisssion, seleccionaremos Selección como Tipo de campo, en etiqueta de campo podemos introducir lo que queramos que se vea como nombre del campo, nosotros usaremos Autorización de venta.

Como hemos entrado des de un formulario de contacto no necesitamos cambiar el Modelo, en otro caso si que deberíamos cambiarlo al que nos corresponda.

Haremos que nuestro campo sea obligatorio al momento de crear un contacto marcando la casilla Requerido, todas las demás casillas las podemos dejar como esta establecido por defecto.

Al haber escogido Selección tendremos nuevos parámetros a introducir. En este sencillo caso solo usaremos dos opciones una con valor True y otra con valor False, con los nombres de Confirmado y Denegado.

Una vez acabado deberíamos tener un formulario idéntico a este.

Con esto hecho el campo ya esta creado de manera correcta.

Añadir campo en formulario de contacto

Para poder ver nuestro campo habrá de modificar la vista del formulario esto lo haremos dentro cualquier contacto y entrando dentro del icono de «debug» y seleccionando Vista de edición: Form.

Entraremos dentro de la estructura de la vista del formulario de contacto, en nuestro caso situaremos nuestro campo después del de IVA (<field name=»vat»>, línea aproximada 42), introduciendo en la siguiente línea este trozo de código xml <field name=»x_sale_permission»/>.

Con esto hecho solo queda guardar y recargar la página, allí veremos nuestro campo el cual si editamos el contacto podremos seleccionar su estado de Autorización venta. Hay que tener en cuenta que los contactos creados con anterioridad no tendrán un valor por defecto, estarán vacíos por defecto, en cambio a los nuevos contactos será necesario escoger un valor para poder crearlo.

Vincular un campo con otro modulo

Ahora hemos creado un campo nuevo para el modulo de Contactos pero recordemos que el motivo por el cual lo queríamos era para vincularlo con el modulo de Ventas y tener un mejor control sobre que ventas de X cliente se de deben confirmar.

Pasos a seguir

Para poder enlazar nuestro nuevo campo con otro modulo, deberemos seguir con el Modo de Desarrollador activado.

Seguiremos exactamente los mismos pasos que en la creación del campo en el modulo de Contactos el único cambio estará en el momento de introducir lo valores del nuevo campo, para este campo haremos que este relacionado con el ya creado para que tengan el mismo valor uno con el otro, además seleccionaremos la opción de solo lectura para confirmar que no se cambiará el valor por medio del modulo de Ventas.

Lo más importante para conseguir que los campos se enlacen es añadir el campo principal (en nuestro caso el campo de Contactos) en el apartado de Campo relacionado, es necesario añadir «partner_id.» antes del campo para que de esta manera sepa exactamente de que contacto debe recibir el valor.

Ahora deberemos repetir el proceso para que el campo aparezca en el formulario de venta, añadir la propiedad readonly=’1′ .

Con esto hecho el campo de Ventas obtendrá de manera automática el valor del de Contacto.

Extras

Con los campos creados se puede administrar de mejor manera las confirmaciones de presupuestos, pero si quisiésemos añadir una capa extra de funcionalidad podríamos añadir este campo a la vista de formato lista y así concretar filtros más específicos y de mayor utilidad. Estos añadidos se deberán hacer desde la lista y con el modo de desarrollador activado entrar en Edit view: List y de la misma manera que añadimos el campo al formulario, lo añadiremos donde mejor nos convenga y así podremos tanto agrupar y/o filtrar en base al nuevo campo.

En esta formación veremos como crear asientos contables en el ERP Odoo.

En términos generales, en el mundo de la contabilidad empresarial, y en concreto la contabilidad en Odoo, hay dos tipos de asientos:

• Los generados automáticamente por facturas
• Los creados manualmente.

Los asientos manuales pueden ser de amortizaciones de préstamos, asientos de nóminas, amortizaciones de activos, entre otros.

Para crear un asiento manual en Odoo nos tenemos que dirigir, en el tablero:

• Módulo de Contabilidad
• Presionar el botón de «NUEVA ENTRADA» en el diario llamado Operaciones Varias.

Antes de ver los diferentes campos y la información ponemos en ellos, recordamos un concepto teórico.

Estamos creando un asiento contable y este asiento contiene, como mínimo, dos apuntes que tienen su debe y haber. La suma del debe de todos los apuntes tiene que ser exactamente igual a la suma de todos los haber.

En Odoo el debe y haber, se les llama débito y crédito.

Al crear un asiento contable de manera manual hay que tener en cuenta, principalmente, los siguientes campos:

• Fecha contable
• Número
• Referencia
• Apuntes contables

Los explicamos, junto a los demás campos, a continuación de la imagen.

1. Número Asiento

Identificador alfanumérico del asiento contable. Imprescindible para su creación. Se recomienda dejarlo en blanco para que coja, de forma automática, el número de secuencia que le corresponda. El número nos servirá como el medio de búsqueda principal de asientos y nos restringirá si queremos deshacernos de un asiento que no sea el ultimo de la secuencia, evitando perdidas de información.

2. Referencia

Aún sin ser un campo obligatorio, principalmente es usado para poner el número de factura en caso de hacer un asiento relacionado con una factura. También se puede usar como descripción corta sobre el asiento, por ejemplo: «Nóminas Noviembre 2022».

3. Fecha Contable

La fecha contable es la fecha en la que quedará registrado nuestro asiento en el libro diario una vez publicado.

4. Diario

Odoo trabaja con distintos diarios en función del tipo de operación que se haga. Por ejemplo, todas las facturas de cliente van en un diario, las de proveedores en otro, operaciones de efectivo en otro y, entre otros, tenemos el de Operaciones Varias para asientos de carácter genérico.

5. Cuenta Contable

Esta ya es la sección de los apuntes contables que tiene el asiento en cuestión. El funcionamiento es bastante simple e intuitivo: seleccionamos una cuenta de nuestro plan de cuentas, en la columna partner podemos seleccionar una empresa, si este asiento va vinculado a alguna, en etiqueta podemos poner una descripción corta sobre el apunte (no confundir con la referencia, que es la descripción corta del asiento) y finalmente ponemos el importe en el débito (6) y en el crédito (7).

Una vez ya hemos terminado con la confección del asiento, tenemos dos opciones, situadas en la equina superior izquierda y de color verde:

• GUARDAR: Ponemos el asiento en estado de borrador. Esto significa que guardamos la información, pero no la publicamos. Esto nos permite modificar el asiento en el futuro, pero no queda contabilizado en los registros. Posteriormente se puede pasar al estado publicado.
• PUBLICAR: Directamente ponemos el asiento como publicado. Aparece en los registros contables, no puede ser borrado y la mayoría de los campos tampoco pueden ser modificados.